Udalaren egoitza eta erregistro elektronikoa sortu eta arautzen duen erregelamendua

  GAO 2009ko uztailaren 24ko 138. Zk.

BEASAINGO UDALA

Iragarkia

Apirilaren 2ko Erregimen Lokaleko Oinarrien 7/1985 Lege Erregula­tzaileko 70.2 artikuluan, azaroaren 28ko 2568/1986 Erret Dekretu bidez one­tsi­tako Entitate Lokalen Antolamendu, Fun­tzionamendu eta Erregimen Juridiko Erregelamenduko 196.2 artikuluan eta 1955eko ekainaren 17ko Dekretu bidez one­tsi­tako Korporazio Lokalen Zerbi­tzu Erregelamenduko 7.2 artikuluaren arabera, 2009ko maia­tza­ren 14ko Udalba­tzan «Beasaingo Udalaren egoi­tza eta erregistro elektronikoa sortu eta arau­tzen duen erregelamenduari» hasierako onespena eman ­zitzaion eta erabaki hori 2009kko maia­tza­ren 29ko Gipuzkoako Aldizkari Ofizialean argitaratu zen. Erreklamazioak aurkeztu ez direnez, behin-betiko one­tsi da, eta horren ondorioz, testu osoa Gipuzkoako Aldizkari Ofizialean argitara­tzen da.

Erregelamendua, Beasaingo Udalaren egoi­tza eta erregistro elektronikoa sortu eta arau­tzen duena.

Zioen azalpena.

Informazioaren teknologia berriak gero eta hedatuago daude bizi­tzako eremu guztietan. Hori horrela, beharrezkoa da administrazio elektronikoa hiritarrei hurbil­tzea, gestioak errazago egin ditza­ten, udal bulegoetan agertu beharrik gabe.

XXI. mendeko erronka teknologikoen mailan egon nahi duen administrazio batek komunikazio elektronikoen erabilera sustatu behar du; aurrerapen eta nobedade teknologikoak ipini behar ditu, bere tramite eta prozeduretan, hiritarrei eskain­tzen dien zerbi­tzuetan ahalik eta eraginkortasunik handiena eskain­tzeko.

Toki administrazioaren ardura da, bere hiritarrei dagokienez, konfian­tza eta segurtasuna sor­tzea, tramitazio elektronikoen erabileran, dauden aurrerapen teknologikoak haien zerbi­tzura jarriz. Azken baten, administrazioaren ardura da gestio presen­tzialaren eta elektronikoaren arteko bidea murriztea eta gure ardura da hiritarren eta administrazio orokorraren eta, batez ere, toki administrazioaren artean dagoen hesia murriztea.

Hiritarrak zerbi­tzu publikoetara bitarteko elektronikoez sar­tze­ari buruzko ekainaren 22ko 11/2007 Legeak ezar­tzen du 2009ko abenduaren 31tik aurrera toki administrazioek hiritarrei aukera eman behar dietela legeak berak aitortutako eskubide hauek bitarteko elektronikoez erabil­tzeko:

1. Administrazioarekin harremanetan jar­tzeko bidea aukera­tzea.
2. Administrazioak dituen datuak eta dokumentuak ez ematea.
3. Berdintasuna zerbi­tzuak bitarteko elektronikoez eskura­tze­rakoan.
4. Interesatuak diren prozedurak zein tramitetan dauden ezagu­tzea.
5. Dokumentuen kopia elektronikoak lor­tzea.
6. Espedientea osa­tzen duten dokumentuak formatu elektronikoan gorde­tzea.
7. Identifikazio elektronikorako behar diren bitartekoak lor­tzea, eta per­tsona fisikoek Nortasun Agiri Nazionalaren sinadura elektronikoa erabili ahal izango dute, edozein administraziorekin edozein tramite elektroniko egiteko.
8. Sinadura elektronikorako beste sistema ­batzuk erabil­tzea.
9. Segurtasuna eta konfiden­tzialtasuna berma­tzea.
10. Bitarteko elektronikoen bidez emandako zerbi­tzu publikoen kalitatea.
11. Administrazioekin harremanetan jar­tzeko aplikazioak edo sistemak aukera­tzea, estandar irekiak erabil­tzen diren kasuetan.

I. KAPITULUA

XEDAPEN OROKORRAK

1. artikulua. Helburua

Araudi honen helburua da Beasaingo Udalarekin lotutako egoi­tza elektronikoa, erregistro elektronikoak, jakinarazpen elektronikoak eta ziurtagiri eta transmisio elektronikoak arau­tzea, Hiritarrak zerbi­tzu publikoetara bitarteko elektronikoez sar­tze­ari buruzko ekainaren 22ko 11/2007 Legeko 24, 25, 26, 27 eta 28. artikuluen arabera eta Zergei buruzko abenduaren 28ko 230/1963 Lege Orokorreko 105. artikuluko 3 eta 8. atalen arabera.

Araudi honetan ezarritakoak ez du alda­tzen jarduera administratiboei aplika dakiekeen erregimen juridikoa, tramitazio elektronikoari dagozkion zehaztapenak izan ezik.

Araudi honetan jaso­tzen ez diren kasuetan, ­otsailaren 21eko 209/2003 Errege Dekretuan aurreikusitakoa aplikatuko da. Dekretu horren bidez, erregistro eta jakinarazpen elektronikoak arau­tzen dira, eta baita bitarteko elektronikoaren erabilera ere, hiritarrek ziurtagiriak ematera udal bulegoetan agertu gabe.

2. artikulua. Prozeduraren alderdi orokorrak

Araudi honetan aurreikusitako tramiteetan bitarteko elektronikoak erabilita, bermatua dago eskumena erabil­tzen duen organoa identifika­tzea eta eskumena erabil­tzea, eta baita ere, emandako dokumentuen autentikotasuna, integrazioa eta kon­tser­bazioa, Araudi honetan ezarritakoaren arabera.

Tramitazio elektronikoan, aitortutako sinadura elektronikoa erabiliko da.

Aplikazio informatikoaren erabilerari dagokionez, hau bermatu behar da:

1. Horietan jasotako datuak eta informazioak per­tsona baimenduak bakarrik eskura­tzea eta erabil­tzea.
2. Aldaketa edo galerak prebeni­tzea, datuetan eta informazioetan eta komunikazioen interpretazioetan.
3. Prozesu informatikoak manipulazio ez baimenduetatik babestea.

3. artikulua. Tramitazio elektronikoa erabili ahal izatea. Egoi­tza elektronikoa

1. Tramitazio elektronikoa egin nahi duten per­tso­nek ziurtagiri elektroniko aitortua eduki beharko dute. Onartutako ziurtagiriak eta horien ezaugarriak www.beasain.net udal atarian argitaratuko dira.
2. Hiritarrak Zerbi­tzu Publikoetara bitarteko elektroniko bidez sar­tzeko ekainaren 22ko 11/07 Legeko 10. artikuluan aurreikusitakoaren arabera, Beasaingo Udalaren egoi­tza elektronikoa www.beasain.net web orria da. Bertatik, Beasaingo Udalak hiritarren eskura jar­tzen dituen tramitazio elektronikoko sistemetara sar daiteke.
3. Halaber, egoi­tza elektronikoaren parte izango dira «beasain.net» eta «beasain.org» domeinuetan dauden web orriak, www.beasain.net orrian esteka espresua baldin badute.
4. Egoi­tza elektronikoaren jarduera eremuak Besaingo Udala har­tzen du, eta, baita ere, «Beasaingo Udal Euskaltegia», «Beasaingo Udal musika eskola» eta «Antzi­zar Udal Kiroldegia» udal fundazio publikoak edo etorkizunean eratu litezkeen beste ­batzuk.

4. artikulua. Kon­tsul­tak

Tramitazio elektronikoa egiteko erabiliko den aplikazio informatikoak per­tsona interesatuei ahalbidetuko die horiek egindako tramiteak elektronikoki kon­tsulta­tzea erregistro elektronikoaren beraren bitartez. Kon­tsulta hori «Bulego birtuala. Administrazio elektronikoa delakoaren bidez egingo da, www.beasain.net eta, horra sar­tzeko, sinadura elektroniko aurreratua egiteko ziurtagiri digitala eduki behar da.

5. artikulua. Euskarri elektronikoaren lehentasuna

Baldin eta administrazio espedienteak tramita­tze­rakoan digitalki eta paperean sinatutako dokumentuak, ida­tziak edo komunikazioak jaso­tzen badira, horien ber­tsio elektronikoa bakarrik hartuko da kontutan.

6. artikulua. Datuak babestea

1. Datu Per­tso­nalen Babeserako abenduaren 13ko 15/1999 Lege Organikoaren arabera, tramiteetarako jasotako datu per­tso­nalak «Erregistro Orokorra» fitxa­tegian sartuko dira.
2. Beasaingo Udala da fitxa­tegiaren organo arduraduna eta Beasaingo udale­txean erabiliko dituzte interesatuek beren datu per­tso­naletan sar­tzeko, horiek zuzen­tzeko, ezerezteko eta horien aurka ­jotzeko eskubideak:

Beasaingo Udala. San Martin plaza z/g. 20200 Beasain.

II. KAPITULUA

ERREGISTRO ELEKTRONIKOA

7. artikulua. Erregistro elektronikoa

Udaleko Erregistro Orokorraren (dokumentuen Sarrera eta Irteera) lagungarri eta osagarri gisa, Beasaingo Udalak erregistro elektronikoa sortu du, eta erregistro horren fun­tziona­mendua arautegi honetan arau­tzen da. Online erregistro informatikoa da, eta egoi­tza elektronikoan argitara­tzen diren prozedurei eta tramiteei dagozkien eskaerak, ida­tziak eta komunikazioak jaso eta bidal­tzeko aukera eskain­tzen du.

8. artikulua. Erregistro elektronikoaren eginkizunak

Erregistro elektronikoak eginkizun hauek beteko ditu:

1. Erabil­tzaileak emandako datuak berresteko eskaera.
2. Erabil­tzaileak emandako dokumentazioaren Agiri Elektronikoa entrega­tzea, datu hauekin: Bidal­tzailearen identitatea, data, ordua, erregistro zenbakia eta entregatutako dokumentuen zerrenda. Baldin eta interesatuak Ziurtagiri Elektro­nikoa jaso­tzen ez badu edo jaso­tzen duen mezua igor­tzean errore edo akats baten berri ematen duen mezu bat bada, Erregistro Orokorrak eskaera, ida­tzia edo komunikazioa jaso ez duen seinale izango da eta, hortaz, interesatuak beste une batean edo beste bitarteko ­batzuen bidez aurkeztu beharko du.
3. Sarrera eta irteera idazpenak ipin­tzea, Hiritarrak zerbi­tzu publikoetara bitarteko elektronikoez sar­tze­ari buruzko ekainaren 22ko 11/07 Legeko 25. artikuluko 3. atalean ezarritakoaren arabera.
4. Fitxa­tegiak ezarritako formatuetan eransteko aukera. Interesatuek emandako dokumentuak eta irudiak Beasaingo Udalerako baliozko formatu eta estandarretara egokitu beharko dira. Egoi­tza elektronikoan, formatu eta estandar horien zerrenda eguneratua argitaratuko da.
5. Jakinarazpen elektroniko seguruak egitea, erregistro elektronikoaren bidez tramita­tzen diren prozeduretan.
6. Interesatuek erregistro elektroniko bidez egindako eskaeren berri izatea.

9. artikulua. Eskaerak, ida­tziak eta komunikazioak erregistro elektronikoan aurkeztea

1. Hiritarrek une oro aukera dezakete Beasaingo Udalarekin harremanetan jar­tzeko modua, bitarteko elektroniko bidez izan ala ez, Lege mailako arau batek bitarteko ez elektroniko bat erabil­tzea ezar­tzen duen kasuetan izan ezik. Bitarteko bat edo bestea erabil­tzeak ez du hiritarra lotesten; edozein unetan, hasieran aukeratutako ez beste bitarteko bat aukera dezake.
2. Beasaingo Udalak bitarteko elektronikoak erabiliko ditu hiritarrekiko komunikazioetan, hiritarrek espresuki hala eskatu edo baimendu badute betiere. Eskaera eta baimena bitarteko elektroniko bidez igorri eta jaso ahal izango dira.
3. Ondorio berdinak ditu erregistro elektronikoan eskaerak, ida­tziak eta komunikazioak aurkezteak eta Herri Administrazioen eta Administrazio Prozedura Komunaren Erregimen Juridikoari buruzko azaroaren 26ko 30/1992 Legeko 38.4 artikuluan onartutako beste bitartekoetatik aurkezteak.
4. Erregistro Orokor Elektronikoa presta­tzeak, horren bidez prozedura bateko eskaerak, ida­tziak eta beste dokumentu ­batzuk aurkezteko eta dokumentu ofizial zeha­tzak atera­tzeko, ez du esan nahi jarduera horiei dagozkien prozedurak onartuta daudenik eta/edo osorik elektronikoki tramita daitezkeenik.
5. Eskaerak, ida­tziak, kon­tsul­tak eta komunikazioak elektronikoki aurkezteko, sistema informatikoak aukera hori eskainiko die interesatuei, eskaera eredu orokor bat edo berezi bat emanez; ereduetan, nahitaez bete beharreko eremuak egongo dira. Beharrezkoa izango da ereduak erabil­tzea, sistemak behar bezala fun­tziona­tzen duela ziurta­tzeko.

10. artikulua. Har­tzea

1. Eskaerak, ida­tziak eta komunikazioak erregistro elektronikoan aurkeztu daitezke urteko edozein egunetan eta eguneko edozein ordutan. Erregistro elektronikoa Espainiako data eta ordu ofizialek gobernatuko dute. Nola data hala ordua erregistrora sar­tzeko helbide elektronikoan agertuko dira. Erregistro elektronikoan, ordu ofiziala penin­tsu­lari eta Balear Uharteei dagokiena izango da.
2. Manten­tze lan tekniko edo operatiboetarako arrazoi justifikatuak daudenean soilik etengo da eskaerak, ida­tziak eta komunikazioak har­tzea, eta behar den denboran bakarraik. Etena erregistroko erabil­tzaile izan litezkeenei lehenbailehen jakinaraziko zaie. Erregistro elektronikoa ustekabean eteten denean, eta ahal bada, erabil­tzaileak mezu bat ikusiko du, gorabehera horren berri ematen dioen mezua, ahal bada betiere.
3. Erregistro elektronikoak ziurtagiri bat igorriko du, automatikoki; ida­tzi, eskaera edo komunikazioaren kopia egiaztatuta, aurkezpen data eta orduarekin eta erregistroko sarrera zenbakiarekin.
4. Erabil­tzaileari ohartarazi beharko zaio berrespen mezurik jaso­tzen ez badu edo jaso­tzen duen mezua igor­tzean errore edo akats baten berri ematen duen mezu bat bada, dokumentua jaso ez duen seinale izango dela eta, hortaz, beste une batean edo beste bitarteko ­batzuen bidez aurkeztu beharko duela.
5. Organo jardulea identifikatu ahal izango da aplikazioan instalatutako ziurtagiri elektroniko batekin sortutako sinadura aurreratuaren bidez. Sinadura horrek berma­tzen du hori daramaten dokumentu administratiboak egiazkoak eta zuzenak direla.
6. Erregistro Orokorraren unitate arduradunak jasotako tramite eta/edo dokumentu elektroniko guztiak berrikusi, kudeatu eta/edo dagokion unitate administratibo, organismo edo erakundeari bidaliko dizkio.
7. Dokumentu elektronikoak Erregistro Orokorrean igorri edo jaso­tzean gerta­tzen diren zalan­tzak edo desadostasunak dokumentu elektronikoa tramitatu behar duen administrazio unitateak edo erakunde eskudunak argitu behar ditu.
8. Erregistro elektronikoak ­atzera bota ahal izango ditu aurkezten zaizkion dokumentu elektronikoak, baldin eta:
   1. dokumentuak Erregistroaren eremu materialaz kanpoko organo edo erakundeei zuzenduta badaude;
   2. kode mal­tzu­rra edo sistemaren zuzentasuna edo segurtasuna kaltetu dezakeen gailua badute; eta
   3. dokumentu normalizatuak erabil­tzen direnean, eska­tzen diren eremuak bete­tzen ez badira edo trata­tzea galarazten duten inkongruen­tziak edo ez-aipa­tzeak badituzte.
9. Aurreko atalean aurreikusitako kasuetan, dokumentua bidal­tzen duenari jakinarazi beharko zaio dokumentua ­atzera bota zaiola, adieraziz dokumentua ­atzera bota­tzeko arrazoiak eta, ahal denean, hutsu­neak konpon­tzeko moduak eta zein helbidetan aurkez daitekeen. Interesatuak eska­tzen duenean, justifikazioa bidaliko zaio, aurkezten saiatu dela egiazta­tzeko eta ­atzera bota­tzeko arrazoiak adierazteko justifikazioa hain zuzen.
10. Atal hauetan adierazitakoak ez du beste baten izenean jarduten ari dela egiaztatu beharretik salbuesten, a priori edo administrazio organoek eskatuta, Herri Administrazioen eta Administrazio Prozedura Komunaren Erregimen Juridikoari buruzko azaroaren 26ko 30/1992 Legearen arabera.

11. artikulua. Zenbaketak

1. Erregistro elektronikoan eskaerak, ida­tziak eta komunikazioak aurkeztu eta jaso­tze­rakoan eta erregistro horrek ida­tziak eta jakinarazpenak igor­tze­rakoan, irizpide hauek erabiliko dira lanegunetan ezarritako epeak zenba­tzeko:
   1. Erregistrorako eta erregistroaren erabil­tzaileen­tzako jaiegun izango dira bakarrik Estatu osoan hala erabaki­tzen direnak jaiegunen urteko egutegian. Jaiegun izango dira, baita ere, hala erabaki­tzen direnak Euskal Autonomia Erkidegoan eta Beasaingo udalerrian, herriko festa moduan. Urte bakoi­tzeko jaiegunak ezagutu nahi dituztenek www.beasain.net udal atariko «Udala > Lan egutegia» atalera sartu beharko dute.
   2. Erregistro elektronikoaren­tzat jaiegun diren egunetan jasotako eskaerak, ida­tziak eta komunikazioak hurrengo laneguneko lehen orduan aurkeztu direla ulertuko da. Halakoetan, sarrera idazpenean benetan hartu zen eguna eta ordua inskribatuko dira; sarrera data eta ordua hurrengo laneguneko zero ordu eta segundu bat izango dira.
   3. Erregistro elektronikoak ez du jaiegunetan egingo ida­tzien eta komunikazioen irteera idazpenik.
2. Epea bete­tzat emango da, epe barruan tramitazioa hasi eta arrakastaz amai­tzen bada.

12. artikulua. Dokumentuen formatua

Bidal­tzen diren dokumentuak irakur­tzea eta tramita­tzea errazagoa izan dadin, ondorengo dokumentu formatuak erabil­tzea gomenda­tzen da: .doc, .xls, .ppt, .pdf, .rtf, .sxw, .abw, .jpg, .bmp, .tiff, .dxf, .dgn eta .dwg.

Formatu horiek konprimituta ere aurkez daitezke, .zip edo.rar formatuan.

13. artikulua. Birus informatikoen presen­tzia

Dokumentuak irakurketa zaildu edo galarazi dezaketen birus informatikorik gabe bidaliko dira, eta interesatuen ardura da hori horrela izan dadin berma­tzea.

Nolanahi ere, dokumentu batean birusa egoteagatik bakarrik ez da dokumentua baliogabe bihurtuko, dokumentuaren edukia eskura badaiteke betiere.

III. KAPITULUA

JAKINARAZPEN ELEKTRONIKOAK

14. artikulua. Eremua

Jakinarazpenak bitarteko elektronikoen bidez bidaliko zaizkie interesatuei, horiek espresuki hala eska­tzen dutenean, beren eskaeran, ida­tzian edo komunikazioan jakinarazpenak, ahal izanez gero, posta elektronikoz jaso nahi dituztela adieraziz edo, Beasaingo Udalaren proposamenez, bitarteko hori one­tsiz. Bitarteko elektronikoak erabil­tzea nahiago dutela adieraztea eta baimen­tzea bitarteko elektroniko bidez egin daitezke.

Prozedura tramitatu bitartean interesatuak Beasaingo Udalari eskatu ahal izango dio etorkizuneko jakinarazpenak bitarteko elektroniko bidez ez egiteko eta Herri Adminis­trazioen eta Administrazio Prozedura Komunaren Erregimen Juridikoari buruzko azaroaren 26ko 30/1992 Legeko 59.artikuluan edo Zergei buruzko abenduaren 28ko 230/1963 Lege Orokorreko 105. artikuluan onartutako bitartekoak erabil­tzea, Hiritarrak zerbi­tzu publikoetara bitarteko elektronikoez sar­tze­ari buruzko ekainaren 22ko 11/2007 Legeko 27.6. artikuluan aurreikusitako kasuetan izan ezik.

15. artikulua. Jakinarazpen oharra

Erregistro elektronikoaren aplikazio informatikoak ohar bat bidaliko du interesatuak emandako helbide elektronikora, jakinarazpen poston­tzian jakinarazpen bat duela adierazteko.

Artikulu honetan aurreikusitakoa eraginkorra izan dadin, edozein espedientetan bitarteko elektroniko bidez jakinarazpenak jaso nahi dituzten interesatuek horretarako konfiguratutako helbide elektronikoa izan behar dute eta helbide hori bakarra izango da Beasaingo Udalak eta horren organismo publikoek egin beharreko jakinarazpen guztietarako.

Helbide elektronikoa mugagabe indarrean egongo da, titularrak ­atzera bota­tzea eska­tzen ez badu, per­tsona fisikoa hil delako edo nortasun juridikoa amaitu delako, ebazpen administratibo edo juridiko batek horrela agin­tzen ez badu edo hiru urtez jakinarazpenetarako erabil­tzen ez bada. Halakoetan, helbide elektroniko bakarra deskonfiguratu egingo da eta gorabehera hori interesatuari jakinaraziko zaio.

Erregistro elektronikoan hasitako espedienteetan dagokienez interesatuei eragiten dieten jakinarazpenak benetan egiteko, interesatu bakoi­tzari poston­tzi zeha­tza eta bakarra konfiguratuko zaio, Beasaingo Udalak eta horren organismo publikoek egin beharreko jakinarazpen guztietarako.

Jakinarazpenen poston­tziak eduki beharko ditu:

1. Egiaztapen mekanismoak, erabil­tzailearen nortasuna berma­tzeko;
2. Kodeketa mekanismoak, datuen konfiden­tzialtasuna babesteko; eta
3. Legez edo arauz ezar daitekeen beste edozein mekanismo.

Jakinarazpen Elektronikoak egoera hauetan egon daitezke:

1. Eskura. Interesatuak jakinarazpena poston­tzian jaso du eta eskura dauka, onartu, irakurri edo ­atzera bota dezan.
2. Irakurrita. Interesatuak jakinarazpena eskuratu du eta zuzen irakurri du. Jakinarazpen sistemak jakinarazpena eskuratu den eguna eta ordua egiazta­tzea ahalbidetuko du. Une horretatik aurrera, jakinarazpena gauzatu dela ulertuko da, ondorio legal guztietarako.
3. Baztertuta. Interesatuak bere poston­tzira sartu, baina jakinarazpen hori ez irakur­tzea erabaki­tzen du espresuki. Jakinarazpen sistemak jakinarazpena eskuratu den eguna eta ordua egiazta­tzea ahalbidetuko du. Une horretatik aurrera, jakinarazpena gauzatu dela ulertuko da ondorio legal guztietarako.
4. Automatikoki baztertua. Jakinarazpen administratiboen baliozkotasunaren legeak ezar­tzen dituen 10 eguneko epea igaro eta interesatuak ez du irakurri jakinarazpena edo ­atzera bota du. Halakoetan, jakinarazpena ­atzera bota dela ulertuko da, Herri Administrazioen Araubide Juridikoaren eta Administrazio Prozedura Erkidearen 30/1992ko legearen 59.4 artikuluan eta konkordan­tzia duen arauetan esaten duen efektuekin, ofizioz edota interesatuaren hala eskatuta sar­tzeko arazo tekniko edo materiala izan duela konproba­tzen bada ezik.

Interesatuak eta horrek espresuki baimendutakoek jakinarazpena eskuratu ahal izango dute, aitortutako sinadura elektronikoaren ziurtagiriaren bidez identifikatu ostean.

IV. KAPITULUA

DOKUMENTU ELEKTRONIKOAK

16. artikulua. Dokumentu elektronikoak

1. Dokumentu elektronikoak baldin­tza hauek bete beharko dituzte, baliozkoak izateko:
   1. Edozein motatako informazioa eduki­tzea.
   2. Informazioa artxiba­tzea, euskarri elektroniko batean, formatu zehatz eta ezagun bateko euskarriak hain zuzen.
   3. Bereiztea ahalbide­tzen duten identifikazio datuak eduki­tzea, nahiz eta maila handiagoko espediente edo dokumentu elektroniko batetan sartu.
2. Dokumentu administratibo elektronikoak, baldin­tza horiek bete­tzeaz gain, elektronikoki igorri eta sinatu behar dira, 11/2007 Legeko 18 eta 19. artikuluetan aurreikusitako sinadura sistemen bidez. Halaber, azaroaren 26ko 30/1992 Legean aurreikusitako baliozkotasun baldin­tzak bete behar dituzte.
3. Dokumentu Administratibo Elektroniko edo interesatuak igorritako dokumentu baten kopia elektronikoa egin eta kopia hori benetako kopia­tzat har­tzeko, baldin­tza hauek bete behar dira:
   1. Beasaingo Udalak jatorrizko dokumentu elektronikoa eduki­tzea; eta
   2. Sinadura elektronikoaren informazioak eta, egonez gero, denbora zigiluak jatorrizkoarekin bat datorrela egiazta­tzeko aukera ematea.

17. artikulua. Dokumentu ez elektronikoetatik lortutako dokumentu elektronikoak

1. Beasaingo Udalak paperean edo digitalizatu daitezkeen beste euskarri ­batzuetan dauden dokumentuen kopia elektronikoak egin ­ditzake.
2. Beasaingo Udalak igorritako dokumentuen eta interesatuek emandako dokumentu pribatuen kopia elektronikoak egin daitezke.
3. "Irudi elektronikoa" esaten zaio paperean edo irudi fidela sor­tzea ahalbide­tzen duen beste edozein euskarritan dagoen dokumentu bat digitaliza­tze­aren emai­tzari. «Digita­lizazioa» esaten zaio papereko edo euskarri ez elektroniko bateko dokumentu bat fitxa­tegi elektroniko bihur­tzen duen prozesu teknologikoari. Fitxa­tegi elektroniko horretan, dokumentuaren irudi fidela eta osoa dago.
4. Irudi elektronikoak benetako kopia elektronikoak izango dira, Beasaingo Udalak baldin­tza hauek bete­tzen baditu:
   1. Kopiatutako dokumentua jatorrizkoa eta benetako kopia izatea.
   2. Kopia elektronikoak baliozko sinadura elektronikoa izatea.

18. artikulua. Interesatuek kopia elektronikoak lor­tzea

Hiritarrek eskubidea dute interesatu diren prozeduretan parte diren dokumentu elektronikoen kopia elektronikoak lor­tzeko, dagokion prozedura arau­tzen duen araudian ezarritakoaren arabera.

Kopia interesatuaren kontura lortuko da, eta justifikanteen edo dokumentuen laburpen bat egin daiteke edo interesatuari eragiten ez dioten datuen konfiden­tzialtasuna manten­tzea ahalbide­tzen duten beste metodo elektroniko ­batzuk erabili.

19. artikulua. Dokumentuen fitxa­tegi elektronikoa

1. Beasaingo Udalak formatu elektronikoan gordeko ditu espediente administratibo baten parte diren dokumentu elektroniko guztiak eta, baita ere, araututako prozedura administratibo baten parte izan ez arren, Udal eta hiritarren arteko harremanen ebiden­tzia diren beste dokumentu ­batzuk.
2. Dokumentu elektronikoak batera gorde daitezke edo horien informazioa datu-base batean sartuta. Horretarako, eta datu horien sinadura elektronikoa egiazta­tzeko, dokumentuen jatorri diren inprimaki edo eredu elektronikoak berregingo direla bermatuko da.
3. Erakunde administratibo bakoi­tzak zehaztuko du zenbat denboraz gordeko diren, administrazio prozeduraren arabera, eta balio historikoa duen dokumentu ondarea manten­tze­ari buruzko arau orokorrak aplikatuko zaizkie.
4. Artxi­batutako dokumentu elektronikoak kon­tser­batu, eskuratu eta irakurri ahal izango direla berma­tzeko, dokumentu horiek kopia­tze­ari buruz momentuan indarrean dauden arauen arabera, hainbat jarduera egin daitezke: Migrazio eragiketak, emulazioak eta dokumentu elektronikoak bihur­tzea.

V. KAPITULUA

ESPEDIENTE ELEKTRONIKOA

20. artikulua. Espediente elektronikoa

1. Espediente elektronikoak diseinatuko dira prozedura bakoi­tzean legez aurreikusitako tramite administratiboei eta horiek Beasaingo Udalean duten aplikazio espezifikoari jarraituz.
2. Espediente elektroniko bakoi­tzak kode bat izango du, identifikatu ahal izateko. Administrazio arteko trukea errazten duten sistemak erabiliko dira, ahal den neurrian.
3. Espediente elektronikoak dokumentu elektronikoz osatuta egongo dira; beste espediente elektroniko ­batzuk ere eduki ditza­kete, prozedurak hala eska­tzen badu. Baldin eta, salbuespenez, espedientera sartu beharreko dokumentu jakin ­batzuen izaera edo luzera dela-eta dokumentu horiek espedientean sar­tzea zaila gerta­tzen bada, espedientearen aurkibidean sartu beharko dira, aparte aurkeztu daitezkeela ahaztu gabe.
4. Espediente elektronikoan sar­tzen diren dokumentuak iraupen luzeko eta erabil­tzaile guztiek doan erabili ditza­keten tresnen bidez eskura­tzeko moduko formatu edo formatuetara egokituko dira.

Azken xedapenak

Lehena. Tokiko Erregimenaren Oinarriak arau­tzen dituen apirilaren 2ko 7/1985 Legeko 70.2. artikuluan ezarritakoaren arabera, erregelamendu hau indarrean sartuko da testu osoa Gipuzkoako Aldizkari Ofizialean argitaratu ostean eta lege bereko 65.2. artikuluan aurreikusitako epea igaro ondoren.

Bigarrena. Beasaingo Udalaren Administrazio Elektro­nikoa Erregelamendu honek arautuko du, eta, erregelamenduan aurreikusten ez diren kasuetan, 11/07 Legea eta aplika daitezkeen gainerako arauak aplikatuko dira.

Hirugarrena. Erregelamendu hau Beasaingo Udalaren egoi­tza elektronikoan argitaratuko da: Http://www.beasain.net

Azken eguneratzea: 2010/02/25